負責任礦產採購相關申訴應對窗口

針對TANAKA「負責任礦產採購」相關申訴（包括內部舉報），將根據以下「TANAKA 負責任礦產採購相關申訴應對政策」進行應對。

TANAKA　負責任礦產採購相關申訴應對政策

TANAKA針對來自公司內外部各位利益關係人之申訴（包括內部舉報），將按照以下架構（申訴處理機制）進行應對，以儘早發現、預防、降低公司本身供應鏈中存在之潛在性風險，並力圖實現負責任礦產採購。

◆申訴內容
涉及TANAKA「負責任礦產採購」相關異議、違法行為與不當行為之內容。

◆受理窗口
TANAKA網站上設置之專用表單（本頁面）：
https://www.tanaka.co.jp/support/req/sourcing-policy-tw/

◆潛在舉報人
交易對象、TANAKA之董事、員工、其他所有利益關係人。亦受理匿名舉報。

◆管理體制
在TANAKA法令遵循主管之指導下，由礦產採購交易相關之盡職調查統籌部門擔任秘書處，實施整體管理以利申訴應對順利執行。

◆TANAKA受理申訴後之應對
1、受理申訴
針對在專用表單中登錄之申訴，秘書處將即時確認內容，並在確認其為符合制度宗旨之申訴時，受理該申訴。

2、調查
經受理之申訴內容將秉持公正、公平、誠實之態度進行審核，並根據內容判斷是否需要回覆或調查。如要進行調查，將向相關部門等請求提供資料或資訊。

3、通知舉報人
若自舉報人取得個人資訊並開始進行調查，會聯絡舉報人此事項，且如有需要，會請求提供補充資料。若不符合調查要件，亦會另行通知。

4、改正措施
若查明TANAKA有違法行為、不當行為等情況，會開始採取改正措施及防止再發生措施。

5、通知舉報人結果
調查完成後，針對調查結果和改正措施或防止再發生措施對舉報人報告。

◆保護舉報人
不以提出申訴為由，向舉報人進行報復或不利益待遇。

◆保護個人資訊
由TANAKA負責管理自舉報人取得之個人資訊，並僅用於回覆申訴之目的。不會向第三方揭露（TANAKA負責部門間之共同使用除外）或作其他目的之使用。

◆資訊之機密性
將自舉報人取得之資訊作為機密資訊進行管理，並僅與為了確認、解決問題等所需之最小範圍內之相關人員分享。

◆記錄
依據本政策製作之文件與記錄檔，將遵照公司內部規章之規定由秘書室進行保管。