ช่องทางร้องเรียนเกี่ยวกับการจัดหาแร่ธาตุอย่างมีความรับผิดชอบ

การร้องเรียน (รวมถึงการแจ้งเบาะแสภายในองค์กร) เกี่ยวกับ "การจัดหาแร่ธาตุอย่างมีความรับผิดชอบ" ของ TANAKA จะได้รับการจัดการตาม "แนวทางการจัดการเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการจัดหาแร่ธาตุอย่างมีความรับผิดชอบของ TANAKA" ด้านล่างนี้

แนวทางการจัดการเรื่องร้องเรียนเกี่ยวกับการจัดหาแร่ธาตุอย่างมีความรับผิดชอบของ TANAKA

เพื่อให้สามารถระบุ ป้องกัน และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในห่วงโซ่อุปทานของบริษัทตนตั้งแต่ระยะแรกเริ่ม และทำให้การจัดหาแร่ธาตุอย่างมีความรับผิดชอบของ TANAKA สำเร็จลุล่วงได้ จึงจะจัดการกับเรื่องร้องเรียน (รวมถึงการแจ้งเบาะแสภายในองค์กร) จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและภายนอกองค์กร ภายใต้ระบบต่อไปนี้ (กลไกการจัดการเรื่องร้องเรียน)

◆เนื้อหาเรื่องร้องเรียน
เรื่องเกี่ยวกับข้อโต้แย้ง การกระทำที่ผิดกฎหมาย และการทุจริตฉ้อโกง เกี่ยวกับ "การจัดหาแร่ธาตุอย่างมีความรับผิดชอบ" ของ TANAKA

◆ช่องทางรับเรื่อง
แบบฟอร์มร้องเรียนบนเว็บไซต์ TANAKA (หน้านี้)：
https://www.tanaka.co.jp/support/req/sourcing-policy-th/

◆ผู้ที่อาจเป็นผู้แจ้งเบาะแส
คู่ค้าทางธุรกิจ ผู้บริหารและพนักงานของ TANAKA และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ เรายินดีรับการแจ้งเบาะแสแบบไม่เปิดเผยตัวตนด้วย

◆ระบบการจัดการ
ภายใต้การกำกับดูแลของเจ้าหน้าที่ฝ่ายกำกับดูแลการปฏิบัติงานของ TANAKA แผนกการสอบทานธุรกิจเกี่ยวกับธุรกรรมการจัดหาแร่ธาตุ จะทำหน้าที่เป็นหน่วยงานส่วนกลาง และรับผิดชอบการบริหารจัดการโดยรวม เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดการเรื่องร้องเรียนเป็นไปอย่างราบรื่น

◆วิธีจัดการของ TANAKA หลังได้รับเรื่องร้องเรียน　
1. การรับเรื่องร้องเรียน
หน่วยงานส่วนกลางจะตรวจสอบเนื้อหาของเรื่องร้องเรียนที่ส่งผ่านแบบฟอร์มร้องเรียนโดยเร็ว และหากตรวจสอบแล้วพบว่า เรื่องร้องเรียนนั้นสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของระบบ จะทำการรับเรื่องร้องเรียนนั้น

2. การตรวจสอบ
จะมีการพิจารณาเนื้อหาของเรื่องร้องเรียนที่ได้รับอย่างเป็นธรรม เป็นกลาง และด้วยความสุจริตใจ ตัดสินว่าจำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบ หรือตอบกลับหรือไม่ โดยพิจารณาจากเนื้อหาดังกล่าว หากต้องทำการตรวจสอบ จะมีการร้องขอเอกสารและข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

3. การแจ้งผู้แจ้งเบาะแส
หากผู้แจ้งเบาะแสได้ให้ข้อมูลส่วนบุคคลไว้ กรณีเริ่มการตรวจสอบ ผู้แจ้งเบาะแสจะได้รับการแจ้ง และหากจำเป็น จะมีการร้องขอข้อมูลเพิ่มเติม ทั้งนี้หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดในการตรวจสอบ ผู้แจ้งเบาะแสจะได้รับการแจ้งเช่นกัน

4. มาตรการแก้ไข
หากตรวจพบการกระทำที่ผิดกฎหมาย หรือการทุจริตฉ้อโกงใด ๆ ของ TANAKA จะดำเนินมาตรการแก้ไข และป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

5. การแจ้งผลการตรวจสอบต่อผู้แจ้งเบาะแส
เมื่อเสร็จสิ้นการตรวจสอบ จะรายงานผลการตรวจสอบ พร้อมมาตรการแก้ไข หรือป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ ไปยังผู้แจ้งเบาะแส

◆การคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแส
จะไม่มีการตอบโต้ หรือปฏิบัติต่อผู้แจ้งเบาะแสอย่างไม่เป็นธรรม เนื่องจากการยื่นเรื่องร้องเรียน

◆การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับจากผู้แจ้งเบาะแส จะได้รับการจัดการอย่างรับผิดชอบโดย TANAKA และจะถูกนำไปใช้เฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการเรื่องร้องเรียนเท่านั้น โดยจะไม่เปิดเผยต่อบุคคลที่สาม (ยกเว้นการใช้งานร่วมกันระหว่างหน่วยงานที่รับผิดชอบของ TANAKA) หรือใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น

◆การรักษาความลับของข้อมูล
ข้อมูลที่ได้รับจากผู้แจ้งเบาะแสจะถูกเก็บเป็นความลับ และจะเปิดเผยต่อบุคลากรที่เกี่ยวข้องให้น้อยที่สุดในวงจำกัด เฉพาะที่จำเป็นต่อการตรวจสอบและแก้ไข เช่น ปัญหา ฯลฯ เท่านั้น

◆การบันทึก
เอกสาร และบันทึกที่จัดทำขึ้นตามนโยบายนี้ จะถูกเก็บรักษาโดยหน่วยงานส่วนกลางตามระเบียบข้อบังคับภายใน