책임 있는 광물 조달에 관한 민원 대응 창구

TANAKA의 ‘책임 있는 광물 조달’에 관한 민원(내부 신고 포함)에 대해서는 다음의 ‘TANAKA 책임 있는 광물 조달에 관한 민원 대응 방침’에 따라 대응을 실시하고 있습니다.

TANAKA 책임 있는 광물 조달에 관한 민원 대응 방침

TANAKA는 자사 공급망 내 잠재적 리스크의 조기 특정, 예방, 저감을 촉진하고 책임 있는 광물 조달의 실현을 도모하기 위해 사내외 이해관계자의 민원(내부 신고 포함)에 대하여 다음과 같은 구조(민원 처리 메커니즘)에 따라 대응을 실시합니다.

◆민원 내용
TANAKA의 ‘책임 있는 광물 조달’에 관한 이의, 불법 행위나 부정 행위에 관련되는 것.

◆접수 창구
TANAKA 웹사이트에 마련한 전용 양식(본 페이지)：
https://www.tanaka.co.jp/support/req/sourcing-policy-kr/

◆상정하는 신고자
거래처, TANAKA의 임원·사원, 그 외 이해관계자 여러분. 익명의 신고도 접수.

◆관리 체제
TANAKA의 컴플라이언스 오피서의 지도 아래, 광물 조달 거래에 관한 실사(Due Diligence) 통괄 부문이 사무국이 되어 원활한 민원 대응 실행을 위해 전체 관리를 실시.

◆민원 수리 후 TANAKA의 대응
1. 민원 수리
전용 양식에 등록된 민원에 대해 사무국은 지체 없이 내용을 확인하고 제도의 취지에 맞는 민원으로 확인된 경우 해당 민원을 수리한다.

2. 조사
수리한 민원의 내용을 공정, 공평, 그리고 성실하게 검토하고 내용에 따라 회신·조사의 필요 여부를 판단. 조사를 실시하는 경우에는 관계 부서 등에 자료나 정보 제공을 의뢰.

3. 신고자에게 통지
신고자에게 개인 정보를 받았으며 조사를 개시하는 경우에는 그 사실을 신고자에게 연락하고, 필요에 따라 추가 정보 제공 의뢰를 실시한다. 조사 요건을 충족하지 않을 경우에는 그 내용을 연락.

4. 시정 조치
TANAKA에 의한 불법 행위, 부정 행위 등이 밝혀졌을 경우에는 시정 조치 및 재발 방지 조치를 개시.

5. 신고자에게 결과 통지
조사가 종료되는 대로 신고자에게 조사 결과와 시정 조치 또는 재발 방지 조치에 대해 보고.

◆신고자 보호
민원 제기를 이유로 신고자에게 보복이나 불이익을 주는 취급을 하지 않는다.

◆개인 정보 보호
신고자에게 입수한 개인 정보는 TANAKA에서 책임지고 관리하며, 민원에 대한 답변을 보내기 위한 목적으로만 사용한다. 제삼자에게 공개(TANAKA 담당 부서 간의 공동 이용을 제외)하거나 다른 목적으로는 사용하지 않는다.

◆정보 기밀성
신고자에게 입수한 정보는 기밀 정보로서 관리하고 문제 등을 확인·해결하기 위해 최소한의 범위의 관계자만 공유한다.

◆기록
본 방침에 따라 작성된 문서·기록류는 사내 규정에 따라 사무국이 보관한다.