Kontaktstelle für Beschwerden zur verantwortlichen Beschaffung von Mineralien
Beschwerden und Anfragen, die über diese Seite gesendet werden, werden an die für die „verantwortliche Beschaffung von Mineralien“ zuständige Person weitergeleitet.
Für Beschwerden und Anfragen, die nicht im Zusammenhang mit der „verantwortlichen Beschaffung von Mineralien“ stehen, wählen Sie bitte hier die zutreffende Kategorie aus.
Verfahren zur Bearbeitung von Beschwerden
Beschwerden (einschließlich Whistleblowing) bezüglich der „verantwortlichen Beschaffung von Mineralien“ durch TANAKA werden gemäß den folgenden „Richtlinien von TANAKA zum Umgang mit Beschwerden zur verantwortlichen Beschaffung von Mineralien“ bearbeitet.
Richtlinien von TANAKA zum Umgang mit Beschwerden zur verantwortlichen Beschaffung von Mineralien
TANAKA wird Beschwerden (einschließlich Whistleblowing) von internen und externen Stakeholdern gemäß dem folgenden System (Beschwerdemechanismus) behandeln, um die frühzeitige Erkennung, Prävention und Reduzierung potenzieller Risiken in seiner Lieferkette zu fördern und die verantwortliche Beschaffung von Mineralien zu gewährleisten.
◆Gegenstand von Beschwerden
Jegliche Bedenken, rechtswidrige Handlungen oder unlautere Praktiken im Zusammenhang mit der „verantwortlichen Beschaffung von Mineralien“ durch TANAKA.
◆Annahmestelle
Das dafür vorgesehene Formular auf der Website von TANAKA (diese Seite):
https://www.tanaka.co.jp/support/req/sourcing-policy-de/
◆Erwartete Hinweisgeber
Geschäftspartner, Führungskräfte und Mitarbeiter von TANAKA sowie andere Stakeholder. Anonyme Meldungen werden ebenfalls entgegengenommen.
◆Verwaltungssystem
Unter der Leitung des Compliance Officers von TANAKA fungiert die Aufsichtsabteilung für Due Diligence bei der Beschaffung von Mineralien als Sekretariat und übernimmt die Gesamtkoordination, um eine reibungslose Bearbeitung von Beschwerden zu gewährleisten.
◆Vorgehen von TANAKA nach der Beschwerdeannahme
1. Beschwerdeannahme
Das Sekretariat prüft unverzüglich den Inhalt der über das vorgesehene Formular eingereichten Beschwerden und nimmt sie an, sofern festgestellt wird, dass sie in den Geltungsbereich des Systems fallen.
2. Untersuchung
Die angenommenen Beschwerden werden fair, unparteiisch und gewissenhaft geprüft, und je nach ihrem Inhalt wird entschieden, ob eine Antwort oder eine Untersuchung erforderlich ist. Im Falle einer Untersuchung werden die zuständigen Abteilungen oder andere Stellen um die Bereitstellung von Unterlagen und Informationen gebeten.
3. Benachrichtigung des Hinweisgebers
Wenn vom Hinweisgeber personenbezogene Daten erhalten wurden und eine Untersuchung eingeleitet wird, wird der Hinweisgeber darüber informiert und gegebenenfalls um die Bereitstellung weiterer Informationen gebeten. Falls die Anforderungen für eine Untersuchung nicht erfüllt sind, wird der Hinweisgeber davon in Kenntnis gesetzt.
4. Korrekturmaßnahmen
Wenn rechtswidrige Handlungen oder Unregelmäßigkeiten seitens TANAKA aufgedeckt werden, leitet TANAKA unverzüglich Korrekturmaßnahmen und Maßnahmen zur Verhinderung einer Wiederholung ein.
5. Benachrichtigung des Hinweisgebers über die Untersuchungsergebnisse
Nach Abschluss der Untersuchung wird der Hinweisgeber über die Ergebnisse der Untersuchung und die Korrekturmaßnahmen oder Maßnahmen zur Verhinderung einer Wiederholung informiert.
◆Schutz des Hinweisgebers
Der Hinweisgeber wird wegen der Einreichung einer Beschwerde weder Vergeltungsmaßnahmen noch einer Benachteiligung ausgesetzt.
◆Schutz personenbezogener Daten
Die vom Hinweisgeber erhaltenen personenbezogenen Daten werden von TANAKA verantwortlich verwaltet und ausschließlich zum Zweck der Beantwortung von Beschwerden verwendet. Eine Weitergabe an Dritte (mit Ausnahme der gemeinsamen Nutzung durch die zuständigen Abteilungen von TANAKA) oder die Verwendung für andere Zwecke erfolgt nicht.
◆Vertraulichkeit von Informationen
Die vom Hinweisgeber erhaltenen Informationen werden vertraulich behandelt und nur an den geringstmöglichen Kreis von Personen weitergegeben, die zur Prüfung und Lösung des Sachverhalts erforderlich sind.
◆Aufbewahrung
Die gemäß dieser Richtlinie erstellten Unterlagen und Aufzeichnungen bewahrt das Sekretariat gemäß den unternehmensinternen Vorschriften auf.
Hinweise zu Beschwerden und Anfragen
Bitte lesen Sie sich die folgenden Hinweise gut durch und drücken Sie dann auf „Zustimmen und fortfahren“, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.
- Die E-Mails, die wir Ihnen als Antwort senden, sind persönlich an Sie adressiert und dienen ausschließlich der Beantwortung Ihrer Beschwerden und Anfragen.
- Bitte verwenden Sie die E-Mail-Antworten, die sie von uns erhalten, weder ganz noch teilweise für andere Zwecke.
- Wir verwalten die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten verantwortlich und verwenden sie ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Beschwerden und Anfragen. Eine Weitergabe an Dritte (mit Ausnahme der gemeinsamen Nutzung durch die zuständigen Abteilungen der jeweiligen Unternehmen der TANAKA-Gruppe) oder die Verwendung für andere Zwecke erfolgt nicht.
- Die Angabe personenbezogener Daten ist freiwillig. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihre Beschwerden oder Anfragen möglicherweise nicht angemessen beantworten können, wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben.
- Wir können die Verarbeitung der uns anvertrauten personenbezogenen Daten im Rahmen des Verwendungszwecks an Dritte übertragen. In diesem Fall werden die Auftragnehmer nach sorgfältiger Prüfung ausgewählt und durch Verträge oder ähnliche Vereinbarungen der erforderlichen und angemessenen Aufsicht unterstellt.
- Bei Anfragen oder Beschwerden, die auf Samstage, Sonntage, Feiertage oder Betriebsferien fallen, und je nach Inhalt der Beschwerde oder Anfrage kann die Beantwortung einige Tage in Anspruch nehmen.
- Wenn Sie diese Seite nutzen, um eine Nachricht an unser Unternehmen zu senden, gehen wir davon aus, dass Sie den genannten Bedingungen zustimmen. Die von uns veröffentlichten Informationen zu personenbezogenen Daten finden Sie unter „Umgang mit personenbezogenen Daten“.