关于负责任矿产采购的投诉对应窗口

关于TANAKA“负责任矿产采购”的投诉（包括内部举报），根据以下“TANAKA 关于负责任矿产采购的投诉对应方针”进行对应。

TANAKA　关于负责任矿产采购的投诉对应方针

TANAKA为了促进对本公司供应链潜在风险的及早发现、预防、降低，以实现负责任矿产采购，关于公司内外各位利益相关者的投诉（包括内部举报），按以下框架（投诉处理机制）进行应对。

◆投诉的内容
与TANAKA“负责任矿产采购”相关的异议、违法行为及不正当行为。

◆受理窗口
TANAKA网站设置的专用表格网页（本页）：
https://www.tanaka.co.jp/support/req/sourcing-policy-cn/

◆预想举报人
交易对象、TANAKA的高管和职员、其他各利益相关者。并接受匿名举报。

◆管理体制
为顺利进行投诉对应，在TANAKA法规遵从性负责人的指导下，以关于矿产采购交易的尽职调查统括部门为事务局，进行整体管理。

◆投诉受理后，TANAKA的对应
1. 投诉受理
对在专用表格网页上登录的投诉，事务局立即确认内容，确认其为符合制度目的的投诉时，受理该投诉。

2. 调查
对受理的投诉内容进行公正、公平、并诚实的研究，根据内容决定是否答复和调查。进行调查时，要求有关部门等提供资料及信息。

3. 通知举报人
向举报人询问个人信息，开始调查时告知举报人，根据需要，请其提供追加信息。不符合调查条件时，告知举报人。

4. 改正措施
TANAKA查明为违法行为、不正当行为等时，开始实施改正措施及防止再发生的措施。

5. 将结果通知举报人
调查结束后，立即向举报人报告调查结果和改正措施或防止再发生的措施。

◆保护举报人
不因投诉而对举报人进行报复及不利处理。

◆保护个人信息
从举报人获得的个人信息，TANAKA负责进行管理，仅用于对投诉进行答复的目的。不对第三方披露（不包括TANAKA经办部门之间的共同使用）及用于其他目的。

◆信息的机密性
从举报人获得的信息作为机密信息进行管理，为了对问题等进行确认和解决，仅在最小范围的相关人员内共用。

◆记录
根据本方针制作的文件、记录类根据公司内规程，由事务局保管。